Cumplo con el control horario pero, ¿vulnero la protección de datos al implantarlo?

Con motivo de la recién entrada en vigor de la normativa que obliga a registrar la jornada laboral de los trabajadores, nos encontramos que muchas empresas, debido a las prisas, están procediendo a implantar sistemas de control horario sin tener en cuenta la normativa vigente en materia de protección de datos, lo que podría suponerles importantes sanciones económicas.

Entre los nuevos mecanismos para fichar, la mayoría de empresas se decantan por sistemas de recogida de huella digital. Esto conlleva un nuevo tratamiento de datos de los trabajadores que hasta ahora no se contemplaba por parte de las empresas, lo que implica varias cosas. Primero, la obligación de informar del nuevo tratamiento por parte del departamento de Recursos Humanos. Y, segundo, dependiendo de la tecnología empleada en la recogida de los datos, ver si ello supone la necesidad de realizar una Evaluación de Impacto, que debería realizarse previamente al tratamiento. Una obligación recogida en el artículo 35.1 del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).

Precisamente, el pasado día 6 de mayo, la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) publicó el listado de tratamientos en los que es obligatorio realizar esa Evaluación de Impacto. En el punto 5 del listado incluye "tratamientos que impliquen el uso de datos biométricos con el propósito de identificar de manera única a una persona física".

La normativa de protección de datos no impide que se utilice este sistema como mecanismo de control de jornada. Pero lo que sí exige es que los tratamientos cumplan con el principio de minimización, limitación de la finalidad, proporcionalidad y, por supuesto, que se informe al trabajador del tratamiento de sus datos con la finalidad del control de su jornada.

¿Cuáles son los pasos necesarios?

En primer lugar, si las empresas están valorando implantar un sistema de estas características, el proveedor del sistema debe informar de la tecnología empleada y documentar un análisis de necesidad de Evaluación de Impacto. Hay que documentar si el sistema almacena una copia de la huella del trabajador, o si la información sobre la huella se convierte en lo que se denomina "minucias". ¿Qué son las 'minucias'? Ciertas características del dibujo de la huella que se guardan en el sistema pero que no son como tal la huella digital original, sino un patrón de ésta sin que sea posible reconstruir la imagen original de la huella dactilar. Esto va a condicionar la necesidad o no de tener que hacer una Evaluación de Impacto.

Pero resulta que estamos viendo cada día cómo las empresas ni siquiera están firmando los contratos de encargado de tratamiento que son obligatorios con estos proveedores que acceden a la información de nuestros trabajadores.

El segundo paso es informar a los trabajadores. Con carácter general, la implementación del registro de jornada no precisa el consentimiento del trabajador, pero sí existe obligación en el momento de la recogida de la huella, al ser un dato personal, de informarle del nuevo tratamiento y su finalidad. Incluso en formatos en papel o Excel hay que informar de la existencia del registro y de la finalidad del tratamiento de los datos personales individuales que se obtienen con dicho registro.

Apps para fichar con geolocalización

Otros sistemas utilizados consisten en apps que el trabajador se puede descargar en su teléfono móvil en el que se habilita la opción de geolocalización. En Helas nos hemos encontrado con empresas que el lunes 13 activaron la geolocalización en los teléfonos propiedad de la empresa y no han informado a sus trabajadores. La nueva Ley de Protección de Datos considera que hay interés legítimo de la empresa para usar los datos obtenidos a través de sistemas de geolocalización para el ejercicio de sus funciones (artículo 20.3 del Estatuto de los trabajadores) pero siempre y cuando se informe previamente de su existencia y características.

Hay empresas que incluso han activado la geolocalización en teléfonos móviles personales de los trabajadores. Recordemos que la Audiencia Nacional ya declaró este sistema contrario a la normativa de protección de datos (por ejemplo, el caso de Telepizza que obligaba al repartidor a aportar su móvil para geolocalizarlo).

Es decir, se puede dar la paradoja de que las empresas no afronten multas de la Inspección de Trabajo por el control horario, pero que la Agencia de Protección de Datos inicie más de un procedimiento sancionador por saltarse la normativa sobre protección de datos.

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